Étude cas Chambre de commerce: Logiciel de gestion de membres pour association
Étude de cas Chambre de commerce - Membri 365, portant sur notre logiciel de gestion des membres pour association, développé sur Power Apps et faisant partie de l’écosystème Microsoft 365. Il est utilisé par plus de 70 organisations. Son efficacité et sa simplicité en font un outil de choix. C’est d’ailleurs dans cette optique que nous avons discuté avec Marlène Gaudreault, directrice des opérations et du service aux membres de la Chambre de commerce Saguenay Le Fjord. Voici le portrait de leur situation.
Quel défi vous a permis d’observer qu’il y avait des lacunes dans vos processus de travail au quotidien ?
À mon arrivée en 2018, j’ai constaté que le CRM en place était désuet. Nous avions beaucoup de problématiques opérationnelles parce que nous faisions une grande partie du travail manuellement comme :
Tâches opérationnelles à améliorer:
Les renouvellements
Les envois de factures
Les rappels
Les paiements
Bref, nous perdions beaucoup de temps à exécuter des tâches répétitives. C’était contre-productif.
De plus, étant une chambre active qui organise de nombreux événements, notre billetterie n’était pas liée à notre CRM. Nous devions donc vérifier chacune des inscriptions à la main et une par une. C’était vraiment long !
Nous avons aussi remarqué beaucoup de doublons dans notre base de données, ce qui faussait considérablement nos chiffres. Finalement, la dernière mise à jour de notre logiciel datait d’il y a 10 ans et il n’était plus possible d’en faire dans le futur. Vous vous doutez bien que c’était un CRM qui était peu intuitif et qui connaissait de grandes lacunes de performances !
On a donc décidé d’aller de l’avant et de récolter des soumissions pour obtenir un nouveau produit.
Quel a été le processus pour régler ces problématiques ?
Problématiques vécues:
Système avec grandes lacunes
Tâches répétitives et longues
Nombreuses tâches manuelles
Conciliation de la billetterie et du CRM
Processus contre-productif
Rapidement, nous avons mis en place le processus de soumission. Nous étions à la recherche d’un système intuitif qui nous permettrait d’automatiser de nombreuses tâches et de nous enlever la charge des opérations manuelles que nous étions obligés d’accomplir. Nous voulions augmenter notre productivité. La Chambre de commerce et d’industrie Saguenay-Le Fjord avait besoin d’un CRM performant avec une billetterie intégrée à notre plateforme.
Objectifs visés:
Système intuitif
Automatiser les nombreuses tâches
Enlever les tâches manuelles
Augmenter la productivité
CRM performant
Billetterie intégrée à la plateforme
''Nous avons été charmés par le désir de Vendere de bonifier le produit pour répondre à nos besoins. C’était pour nous un signe d’un bon soutien technique. ''
Comment notre logiciel, Membri 365, s’est-il démarqué ?
Membri 365 était utilisé par des chambres de commerce avec lesquelles nous étions déjà en communication. Nous avons donc demandé des références et les commentaires reçus ont été très positifs. Les prix proposés étaient, de leur côté, compétitifs.
De plus, dès le départ, nous avons discuté avec Anthony Gentilcore, qui nous a mis en confiance et qui a été très sympathique. Il a fait preuve d’une ouverture à développer certaines fonctionnalités qui ne l’étaient pas encore. Nous avons été charmés par le désir de Vendere de bonifier le produit pour répondre à nos besoins. C’était pour nous un signe d’un bon soutien technique.
Éléments qui facilité le choix:
Commentaires positifs des autres Chambres
Bonnes références
Prix compétitifs
Confiance
Accessibilité
Ouverture
Développement en continu
Excellent soutien technique
Comment l’intégration de Membri 365 s’est-elle déroulée, de la première prise de contact jusqu’à la mise en place ?
La transition s’est faite très simplement. Nous avons eu un accompagnement exceptionnel, en grande partie parce que l’équipe du Groupe Vendere connaît déjà très bien le milieu et le fonctionnement des chambres de commerce.
Les formulaires fournis sont faciles à remplir de notre côté pour qu’eux, ensuite, puissent prendre en charge le reste de l’intégration afin que notre utilisation de Membri 365 soit optimale à la date convenue.
Ce qui a caractérisé l’implantation du système:
Transition simple
Accompagnement exceptionnel
Bonne connaissance du processus d’affaires
Outils de travail facile à utiliser
Prise en charge
Respect de l’échéancier
Comment utilisez-vous Membri 365 ?
Comme je l’ai mentionné plus haut, nous organisons de nombreux événements pour lesquels nous vendons des billets. Nous utilisons maintenant la billetterie de Membri 365 qui est liée à notre site internet et à notre logiciel comptable. De plus, toutes les autres tâches que nous faisions manuellement font partie de Membri 365 : renouvellement automatique, paiement, envoi de facture, etc. Ça facilite vraiment le processus puisque le tout est automatisé.
Processus d’affaires de la Chambre:
Billetterie intégrée au site web
Membri 365 intégré au système comptable
Renouvellements automatiques
Paiements par courriel ou via le site web
Envois automatiques de factures
Dans l’optique de mieux répondre aux besoins de nos membres et d’être en contact plus fréquent avec eux, nous envoyons des sondages et messages de façon sporadique ou automatisée. Par exemple, un message de bienvenue est envoyé à nos nouveaux membres à la suite de leur inscription.
Meilleur service aux membres:
Sondages
Messages automatisés
Les rapports fournis dans le logiciel nous permettent aussi d’avoir une vision claire et un portrait complet de notre situation. Nous pouvons les présenter plus facilement à notre conseil d’administration ensuite.
Vision 360º de la situation:
Tableaux de bord
Rapports
Est-ce que Membri 365 répond à vos attentes ?
Je suis très satisfaite de notre utilisation de Membri 365. La plateforme s’harmonise parfaitement à nos obligations et à nos attentes. Le soutien technique est excellent, les réponses sont rapides et l’équipe est ouverte à développer de nouvelles fonctionnalités pour répondre à nos besoins grandissants.
Une section de dépannage avec les questions les plus fréquemment posées est accessible dans le logiciel. En plus d’être très complète, elle répond grandement à nos requêtes. Pour la Chambre de commerce Saguenay Le Fjord, Membri 365 est un facilitateur à nos tâches du quotidien. Je suis toujours enthousiaste à recommander le logiciel lorsqu’on me demande une référence. C’est un CRM qui peut vraiment aider les organisations.
Voilà ce qui conclut notre étude de cas Membri 365 avec la Chambre de commerce Saguenay Le Fjord.
Profil de la Chambre de commerce et d’industrie Saguenay-Le Fjord
La Chambre de commerce et d’industrie Saguenay-Le Fjord compte plus de 1 050 membres actifs et a été élue meilleure Chambre de commerce de l’année en mai 2021. Elle est très dynamique et propose des événements, des formations et de nombreuses autres activités à ses adhérents.
Vous aimeriez discuter de vos problématiques et savoir comment nous pouvons vous aider ?
N’hésitez plus et contactez-nous dès aujourd’hui !
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